• top banner1 sidoksis
  • top banner1 sidoksis

Sidoksis eDOKUMENT je celovita rešitev za elektronsko upravljanje dokumentov.

Vsako podjetje si želi imeti dokumentacijo v podjetju pregledno urejeno, hitro dostopno in na voljo tistim, ki imajo pravice vpogleda vanjo. Če ste med temi podjetji tud Vi, potem je rešitev SidoksisDOKUMENT namenjena prav Vam!

Se vam je že zgodilo da se je pogodba, ki ste jo nujno potrebovali, "enostavno" izgubila? 
Se vam dogaja, da dokumente iščete, ker ne veste kdo v podjetju je skrbnik določenega dokumenta?

Z rešitvijo Sidoksis eDOKUMENT bo odgovor NE, ker vam rešitev SidoksisDOKUMENT omogoča vzpostavitev digitalizacije dokumentov. 

Z leti in obsegom poslovanja, se podjetjem pojavi problem vedno večjega števila doumentov, pa naj so to notranji ali zunanji dokumenti. Z rešitvijoSidoksisDOKUMENT je evidentiranje vseh teh dokumentov in povezanih informacij enostavno in pregledno. Vsi dokumenti oz. informacije so na enem mestu, dosegljive vsem v vsakem trenutku kjerkoli in kadarkoli. Dokumentov ne iščete več po fasciklih,mapah, mizah, oddelkih..... Ob vsaki spremembi dokumenta sistem zabeleži kdo in kdaj ga je popravljal in tako se prične enostavno spremljanje zgodovine posameznega dokumenta. Dokumenti se arhivirajo, kar pomeni, da ni več izgube časa z iskanjem po zaprašenih prostorih arhiva.

Koraki po katerih dodamo nov dokument so preprosti in logični:

  1. Vnos t.i. meta podatkov (naziv, šifra, izdaja, skrbnik, predlagatelj, odobritelj, področje veljavnosti, sklic na relevantni standard, …)
  2. Pripenjanje ustreznega veznega dokumenta (v word, pdf, rtf,… ali katerikoli drugi obliki)
  3. Dodajanje morebitnih prilog, referenc
  4. Določitev potrebnih nalog oz. akcij na dokumentu.
  5. Rešitev zagotavlja avtomatsko obveščanje o dodeljenih nalogah
  6. Izvedba dodeljene naloge (pregled, odobritev, seznanitev)
  7. Dokument postane veljaven in na voljo vsem – ki imajo pravice vpogleda vanj!
  8. O dodeljenih nalogah na dokumentu (Pregled, Odobritev, Seznanitev) nas sistem AVTOMATSKO OBVESTI z obvestilom.
  9. Na dokumente lahko vsak, ki ima pravice vpogleda vanj, doda komentar, ki je potem viden v t.i. vizitki dokumenta.

Pomembna funkcionalnost je tudi zmogljiv iskalnik, ki uporabniku omogoči učinkovito iskanje dokumenta na različne načine:

  • preko splošnega iskanja z vnosom ključnih besed 
  • preko podrobnega iskanja
  • preko drevesne strukture dokumentov.

Dodatne funkcionalnosti, ki jih rešitev omogoča:

  • Dodajanje posebnih pravic na dokument (spreminjanje, brisanje, povezovanje, dostop/vpogled)
  • Kreiranje mape “Priljubljenih dokumentov”, kamor shranimo tiste, ki jih pri svojem delu pogosto/nujno rabimo 
  • Povezovanje posameznih dokumentov (npr. posameznih predpisov s procesi, pogodbami, relevantnimi zapisi) 
  • Možnost direktne objave dokumenta (npr. že podpisanih pogodb ) 
  • Zaklepanje dokumenta (npr. v fazi urejanja, ko ga mora preučiti več t.i. pregledovalcev) 
  • Arhiviranje starih dokumentov 
  • Avtomatsko obveščanje o zamudah pri izvedbi posamezne naloge,
  • Avtomatsko opominjanje na potrebo po izvedbi revizije dokumenta,
  • Pregled zgodovine dokumenta (vseh aktivnosti, ki so se na njem vršile od faze kreiranja do danes)
  • itd.

S pomočjo rešitve Sidoksis eDOKUMENT pridobite:

  • Dokumente lahko zajemate iz večih virov in iz različnih lokacij.
  • Takojšni dostop/hkratni dostop od koderkoli in kadarkoli
  • Imate nadzor dostopa do zaupne pošte in vse ostale pošte
  • Prihrnite na stroških fotokopiranja.
  • Prihranite na prostoru.
  • Izguba dokumenta oz. njegovo uničenje je le še zgodovina. 
  • Verzioniziranje
  • Vsaka sprememba dokumenta se zabeleži, kar pomeni da imate revizijske sledi.
  • Optimizira in avtomatizira se vaše poslovanje.
  • Dokumenti se shranjujejo centralno, ustrezno z zakonodajo.

Sidoksis eDOKUMENT ne bo več nepotrebnega izgubljanja časa z iskanjanjem zadnje verzije dokumentov. Vaši zaposleni bodo čas začeli izkoriščati za dela katera vašemu poslovanju povečujejo dodano vrednost.

Če vas zanima še karkoli v zvezi z rešitvijo Sisoksis eDOKUMENT ali katero koli drugo, nam vaše vprašanje posredujte preko obrazca, ki ga najdete na tej povezavi.